Z jakich elementów składa się książka przychodów i rozchodów?

Prowadzenie księgowości małej firmy, jaką jest jednoosobowa działalność gospodarcza to nie lada zadanie. Według obowiązującego prawa, każdy przedsiębiorca ma obowiązek rozliczania się z urzędem skarbowym. Jedną z najczęściej wybieranych form rozliczeń jest Księga Przychodów i Rozchodów - tak zwany KPiR.

Kto może się rozliczać za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów?

Kwestie rozliczeń przedsiębiorców definiuje ustawa z dnia 26 lipca 1999 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z kolei w 2018 roku Ministerstwo finansów wprowadziło zmiany w rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. W tej formie swoje finanse mogą rozliczać nie tylko przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, ale także spółki jawne, partnerskie i cywilne.

Jest to bardzo wygodna forma rozliczenia, niewymagająca prowadzenia pełnej księgowości. Może być prowadzona samodzielnie przez przedsiębiorcę lub zlecona profesjonalnym firmom księgowym, takim jak nasze biuro rachunkowe we Wrocławiu.

Jest to dość wygodne narzędzie do rozliczeń, kiedy nie mamy za dużo danych do ewidencjonowania. Można ją prowadzić tradycyjnie - na papierze wydrukowanym według wzoru z internetu, lub też elektronicznie. Można też kupić papierową wersję KPiR w sklepach z artykułami biurowymi.

Poszczególne elementy księgi Przychodów i Rozchodów

Cały dokument składa się z 16 kolumn, w których ewidencjonujemy wszelkie zakupy na rzecz firmy, ściśle związane z jej funkcjonowaniem, które można rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu oraz wszystkie przychody działalności w ciągu całego roku. I tak kolejno:

Kolumna numer 1

To miejsce na numer ewidencyjny zapisów księgi. Ważne jest to, że po zamknięciu danego miesiąca i rozpoczęciu kolejnego, nie można już dokonać kolejnych zapisów na rzecz poprzedniego. Wynika to z tego, że w ciągu roku należy zachować ciągłą numerację zapisów. Jeśli nie zachowa się ciągłości, będzie trzeba sporządzać rozliczenie roczne pod koniec roku.

Kolumna numer 2

Tutaj wpisujemy miesiąc, w którym dokonana była operacja finansowa - data sprzedaży produktów lub usług według wystawionej przez firmę faktury, data zestawienia sprzedaży lub też data poniesienia wydatku, na rzecz działalności. Jeżeli za dokonane zakupy otrzymamy fakturę z opóźnieniem, możemy ją ewidencjonować bez problemu, wpisując po prostu ją jako datę 1 na kolejny miesiąc. W przypadku dowodów księgowych wystawionych z datą okresu wcześniejszego.

Kolumna numer 3

To miejsce na numer faktury VAT, rachunku lub innych ewidencjonowanych danych. Tutaj też można umieścić numer zestawienia rachunków lub faktur.

Kolumny numer 4 i 5

W tych rubrykach zapisujemy dane kontrahentów danej transakcji - zarówno odbiorców, jak i dostawców. Kolumna ta dotyczy transakcji sprzedaży wyrobów, towarów i usług, a także poniesionych kosztów. Nie wypełniamy tej kolumny, gdy zapisujemy właśnie przychody ze sprzedaży, jeśli są one dokonywane na podstawie dowodów zewnętrznych lub dziennych zestawień.

Kolumna numer 6

Tutaj opisujemy pokrótce rodzaj przychodu lub wydatku. Ilość opisu zależy od formy rozliczania się - jeśli prowadzimy Księgę Przychodów i Rozchodów tradycyjnie, na papierze - mamy do dyspozycji ograniczoną ilość miejsca i ogranicza nas jedynie charakter pisma. W przypadku rozliczeń elektronicznych ilość słów może być ograniczona przez program, z którego korzystamy.

Kolumna numer 7

Tutaj przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować przychody z działalności podstawowej swojej firmy.

Kolumna numer 8

Tutaj rozliczane są inne przychody niż przychody ze sprzedaży towarów i usług, czyli przychody inne niż w kolumnie numer 7.

Kolumna numer 9

W tych rubrykach wpisujemy zaś kwotę łączną uzyskaną z kolumny 7 i 8.

Kolumny 10 i 11

W tym miejscu wpisujemy koszty zakupów materiałów i towarów, surowców. Kolumna 10 odpowiada za ewidencjonowanie cen zakupów w przypadku działalności handlowej wraz z opłatą celną i akcyzą jeśli występuje i jeśli nie miał miejsca zwrot Vatu - wtedy należy wpisać cenę netto). Kolumna ta dotyczy działalności produkcyjnej lub handlowej. Z kolei kolumna 11 to miejsce na ewidencjonowanie kosztów ubocznych zakupu towarów, surowców, czy też materiałów. Są to koszty związane z zakupami z kolumny numer 10.

Kolumna numer 12

W tym miejscu zaś prowadzimy ewidencję wynagrodzeń pracowników. Wpisu dokonujemy niezależnie od formy rozliczenia - gotówkowej lub bezgotówkowej. Kolumna 12 przeznaczona jest do ewidencji wynagrodzeń pracowników, wypłacanych  w formie gotówkowej lub bezgotówkowej.

Kolumna numer 13

Tutaj jest miejsce na ewidencję wszelkich pozostałych kosztów jeszcze do tej pory nie ujętych, a które dotyczą wydatków na cele działalności i które są konieczne do prawidłowego funkcjonowania firmy. Tutaj rozliczamy np. pranie odzieży roboczej czy dodatek za pralnię lub używanie własnej odzieży przez pracowników.

Kolumna numer 14

Tutaj umieszczamy łączną kwotę wydatków z kolumny 12 i 13.

Kolumna numer 15

To miejsce, w którym wpisujemy wszelkie istotne dla firmy informacje o wydatkach, które nie mogą być ujęte w pozostałych miejscach i rozliczone, a są istotne z punktu widzenia prowadzenia firmy.

Kolumna numer 16

Tutaj znajduje się miejsce na wszelkie uwagi dotyczące wszystkich kolumn. Można tu wpisywać różne informacje na temat zaliczek, opakowań zwrotnych. Może tu być umieszczony po prostu faktyczny przychód firmy.

Wróć