Zasady sporządzania listy płac

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności i prowadzenia uporządkowanej dokumentacji. Jedną z najważniejszych list, jakie warto regularnie tworzyć jest lista płac. Czym charakteryzuje się ten dokument? I jakie elementy powinien zawierać? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.

Lista płac - czym jest?

Lista płac to specjalny dokument, który zawiera spis wynagrodzeń poszczególnych pracowników zatrudnionych w firmie na umowę o pracę (pracownicy zatrudnieni na umowach cywilnoprawnych, czyli umowie o dzieło i umowie zlecenie, otrzymują inne, comiesięczne rozliczenia). Lista ta zawiera informacje poufne, o szczególnym znaczeniu, dlatego powinna być kontrolowana jedynie przez osoby do tego powołane. 

Co ciekawe, nie istnieją konkretne przepisy prawne, które nakładałyby konieczność tworzenia takiego dokumentu. Wiele firm przekonało się jednak, że dbałość o ten aspekt jest bardzo ważna, ponieważ pomaga działać w sposób zaplanowany i mieć wgląd w aktualną sytuację przedsiębiorstwa. Jednak jakie elementy powinny znaleźć się na liście płac?

Jak poprawnie sporządzić listę płac?

Poprawnie stworzona lista płac powinny zawierać kilka podstawowych elementów. Oto najważniejsze z nich:

• nazwa pracodawcy,
• okres, którego dotyczy dany dokument,
• data stworzenia listy płac,
• data wypłaty wynagrodzenia, która jest podstawą rozliczane składek ZUS oraz podatków,
• numer lub nazwa listy płac,
• podpisy osób sporządzających dokument,
• oznaczenie lub nazwę listy płac,
• imiona i nazwiska pracowników,
• wszystkie składniki wynagrodzeń, w tym wynagrodzenie zasadnicze, a także dodatki do wynagrodzenia - premie, prowizje i inne naliczenia,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• podstawa naliczania podatku dochodowego,
• kwota wolna od podatku,
• naliczona i należna zaliczka na podatek,
• potrącenia, w tym potrącenia komornicze, alimentacyjne, a także potrącenia z tytułu ubezpieczenia grupowego,
• podpisy pracowników (w przypadku wypłaty wynagrodzenia gotówką).

Należy jednak pamiętać, że tak jak już wspomnieliśmy, nie istnieją konkretne normy określające, jak ma wyglądać lista płac. Właśnie dlatego dokumenty tworzone przez poszczególne podmioty mogą się nieco różnić, zachowując jednak podstawowe, wymienione wyżej elementy. 

Profesjonalna pomoc

Czy istnieje jednak jakiś sposób, który ułatwiałby tworzenie tego rodzaju dokumentacji? Dobrą pomocą jest skorzystanie z dedykowanych do tego typu zadań programów komputerowych. Ich obsługa wymaga jednak wiedzy i doświadczenia. Wielu przedsiębiorców przekonało się więc, że najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze specjalistycznej pomocy w zakresie usług płacowych. Jeśli i Ty potrzebujesz takiego wsparcia, sprawdź naszą ofertę.

Oprócz sporządzania listy płac dla pracowników zajmujemy się także:

• sporządzaniem deklaracji o dochodach,
• sporządzaniem zaświadczeń o zarobkach,
• sporządzaniem i przekazywaniem do ZUS miesięcznych deklaracji rozliczeniowych i raportów,
• sporządzaniem i przekazywaniem do ZUS deklaracji zgłoszeniowych nowego zatrudnionego,
• sporządzaniem deklaracji PIT-11, PIT-40 oraz wykonywaniem całorocznego obliczenia podatku od wynagrodzeń (PIT-4R),
• sporządzaniem i wysyłaniem deklaracji PFRON,
• wyprowadzaniem zaległości płacowych.